Datenschutzbestimmungen für Teilnehmer*innen des Fort- und Weiterbildungszentrums der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH
gemäß Artikel 12 ff Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

1. Allgemeines
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH als datenschutzrechtliche Verantwortliche ein großes Anliegen, daher möchte die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH nachfolgend die wichtigsten Aspekte gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen erläutern.

2. Verarbeitung zur Verwaltung der Anmeldung bei dem Fort- und Weiterbildungszentrum
2.1. Die automationsunterstützte Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der Abwicklung Ihrer Online-Anmeldung. Diese Anmeldung stellt den Abschluss eines zivilrechtlichen Vorvertrages dar und macht eine automationsunterstützte Datenverarbeitung unumgänglich.
2.2. Ihre Anmeldungkann nur auf dem Wege der bereitgestellten Online-Applikation und unter Bekanntgabe der geforderten Informationen (mit * versehene Felder sind Pflichtfelder) abgewickelt werden. Die Nichtbereitstellung der notwendigen Daten steht einer Bearbeitung Ihrer Anmeldung entgegen.
2.3. Weiters werden Ihre Daten zu Direktmarketing-Zwecken für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen (das sind Studien-/ Weiterbildungslehrgänge und -formate bzw. Veranstaltungen, die die Bertha von Suttner Privatuniversität GmbH anbietet bzw. neu akkreditiert, und in einem Naheverhältnis zu Ihrer Interessensbekundung stehen) verwendet. Diese Verwendung ist als berechtigtes Interesse der Bertha von Suttner Privatuniversität GmbH legitimiert. Dieser Verarbeitung zu Direktmarketing-Zwecken können Sie jederzeit per Mail unter datenschutz@sutteruni.at oder an die Post-Adresse gemäß dem Impressum widersprechen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt wird.
2.4. Die Nichtbereitstellung der gesetzlich bzw. vertraglich vorgeschriebenen personenbezogenen Daten steht einem Abschluss des Vertrages im Wege.

3. Verarbeitung zur Verwaltung der Teilnehmer*innen des Fort- und Weiterbildungszentrums
3.1. Im Rahmen der mit dem Vertrag zusammenhängenden Verarbeitungstätigkeiten, das sind insbesondere Teilnehmer*innenverwaltung und Rechnungslegung verarbeitet die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH automationsunterstützt jene personenbezogenen Daten, welche Sie zunächst selbst im Rahmen Ihrer Online Anmeldung bekannt gegeben haben, sowie jene, welche im Laufe der Weiterbildung hinzukommen. Das betrifft unter anderem folgende Datenkategorien: Stammdaten, Prüfungsdaten, Prüfungsprotokolle. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihres Vertrages.
3.2. Nach Abschluss der Weiterbildung verarbeitet die Bertha von Suttner Privatuniversität St.Pölten GmbH Ihre Kontaktdaten weiterhin, um Sie per E-Mail oder postalisch über relevante Informationen sowie Veranstaltungen zu informieren, die in Zusammenhang mit der von Ihnen absolvierten Weiterbildung bzw. weiteren Angeboten des Fort- und Weiterbildungszentrum der Bertha von Suttner Privatuniversität St.Pölten stehen.
3.3. Am gemeinsam mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften St. Pölten GmbH genutzten Campus wird durch die Hochschule für angwandte Wissenschaften St. Pölten GmbH Videoüberwachung eingesetzt, um ihr Eigentum und die Infrastruktur vor Beschädigungen, Einbruch, Diebstahl oder sonstigem schädigenden Verhalten zu schützen. Die überwachten Räumlichkeiten und Eingänge sind entsprechend gekennzeichnet.
3.4. Daneben kann eine Verarbeitung von gefertigten Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zu Ihrer Person, welche im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Kongresse, Vorträge, Sponsionsfeier etc.) und/oder dem Besuch von Vorlesungen erstellt werden, zu Marketingzwecken der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH erfolgen. Diese Verarbeitung ist gemäß Artikel 6 Abs. 1 Zif. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH erforderlich. Die Verarbeitung von Bild- und/oder Videomaterial inkl. Audioaufnahmen erfolgt mithilfe modernster Medien und dient ausschließlich Marketingzwecken und sichert auf essentielle Weise die Wettbewerbs- und Konkurrenzfähigkeit der Privatuniversität und ihr Bestehen auf dem freien Markt. Die Verwendung erfolgt nur im für den Unternehmenszweck erforderlichen Ausmaß und in nachvollziehbarer Art und Weise sowie unter Schutz durch technisch-organisatorischer Maßnahmen. Die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH behält sich unentgeltlich das Recht vor, die gefertigten Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zeitlich, örtlich und inhaltlich unbeschränkt insbesondere der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen.

4. DatenempfängerInnen
4.1. Auf Ihre personenbezogenen Daten haben jene Personen der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten Zugriff, die mit der Erledigung der mit dem Vertrag und dem damit zusammenhängenden Tätigkeiten betraut sind. Zur administrativen Abwicklung der oben genannten Zwecke werden Daten an die Konzernmutter, die Hochschulen Holding GmbH, Campus-Platz 1, 3100 St. Pölten, datenschutz@ustp.at übermittelt. Die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH GmbH trägt dafür Sorge, dass die MitarbeiterInnen der Hochschulen Holding GmbH dem Datengeheimnis unterliegen.
4.2. Für die Verwaltung von Anmeldungen zur Weiterbildung nach Punkt 2 nutzen wir die Plattform pretix der pretix GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg, Deutschland. Die Pretix GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Artikel 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland.
4.3. Die unter Punkt 3.1 genannten Daten werden zur Durchführung der Weiterbildung im Zuge von Online Konferenzen an folgende Empfänger übermittelt:
4.3.1. Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
4.3.2. Zoom (Zoom Video Communications, Inc.)
4.3.3. Im Rahmen dieser Nutzung können sowohl Kontaktdaten (Name und E-Mailadresse) als auch Kommunikationsinhalte (Audio- und Videodaten) verarbeitet werden. Die beiden Anbieter verarbeiten Daten teilweise außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums. Soweit dabei personenbeogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der von der europäischen Kommussion genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien gemäß Artikel 44 ff DSGVO.
4.4. Ihre E-Mail-Adresse wir für die Abwicklung des Mail-Versands gem. Punkt 2.3 und 3.3 an eine/n AuftragsverarbeiterIn innerhalb des EU-Raumes übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit eyepin GmbH.

5. Datensicherheit
5.1. Ihre Daten sind vor unberechtigtem Zugriff durch eine Reihe von Maßnahmen, wie Rollen- und Berechtigungssystem, ein Datensicherheitskonzept, passwortgeschützte Rechner, Zutrittssysteme und physische Schutzmaßnahmen, wie getrennte Aufteilung der Server, geschützt.
5.2. Weites schließt die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH Auftragsverarbeiter-Verträge nur mit jenen Unternehmen ab, die sicherstellen, Daten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung zu verarbeiten und somit hohen Sicherheitsanforderungen entsprechen.

6. Speicherdauer
6.1. Im Falle einer Ablehnung Ihrer Anmeldung erfolgt die Löschung der bereitgestellten Daten, bis auf Anrede, Name, Wohnadresse, Land, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gewähltes Bildungsangebot innerhalb von sechs Monaten ab Anmeldedatum.
6.2. Für Direktmarketing-Zwecke werden Ihre Daten, insbesondere Name, Wohn- und E-Mail-Adresse, 3 Jahre ab letztem Rückkontakt verarbeitet, es sei denn Sie haben der Verarbeitung per E-Mail an die oben genannte E-Mail-Adresse, widersprochen, dann erfolgt auch die Löschung dieser Daten nach 6 Monaten.
6.3. Die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH bewahrt Ihre Daten sowie die weiteren Unterlagen im Weiterbildungsakt jedenfalls 3 Jahre nach Ausscheiden aus der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH auf.
6.4. Beurteilungsunterlagen und Prüfungsprotokolle werden ein Jahr nach Benotung einer Löschung zugeführt.
6.5. Die gespeicherten Videos zum Eigentumsschutz gemäß Punkt 3.4 werden nach max. 72 Stunden automatisch gelöscht, sofern keine Auswertung aufgrund eines aktuellen Anlassfalls notwendig ist.
6.6. Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zu Marketing-Zwecken gemäß Punkt 3.6 speichert die Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH so lange, wie es für den Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist, insbesondere abhängig von folgenden Kriterien:
a) Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung)
b) Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde
c) Eignung zur Darstellung der Firmenhistorie
d) Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Festschriften
e) Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen

7. Widerruf
Sollten Sie jetzt oder zukünftig der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Punkt 3.2 nicht zustimmen, können Sie jederzeit per Mail an datenschutz@suttneruni.at oder postalisch an die unten genannte Adresse widersprechen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

8. Sonstige Betroffenenrechte
8.1. Weiters möchten wir Sie auf folgende Rechte hinweisen:
a) Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten
b) Recht auf Widerspruch
c) Recht auf Berichtigung und Löschung
d) Recht auf Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Verarbeitung
Diese Rechte können Sie bei der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH als verantwortliche Datenverarbeiterin geltend machen (datenschutz@suttneruni.at)
e) Recht auf Beschwerde,
welche bei der österreichischen Datenschutzbehörde, , Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at als zuständige Aufsichtsbehörde einzubringen ist.
8.2. Sollten Sie noch zusätzliche Fragen oder Anregungen haben, können Sie uns jederzeit per E-Mail kontaktieren:

Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH
Campus-Platz 1
3100 St. Pölten
datenschutz@suttneruni.at